Ahogy a legtöbb hivatalos dokumentumnak, úgy a cégkivonatnak is van egy lejárati ideje. Cégkivonat esetén ez a kiállítást követően 30 nap, ennyi ideig fogják elfogadni a dokumentumot. De miért van ez a viszonylag rövid érvényességi időszak, és miért jó, ha friss egy cégkivonat?
Ehhez először is nézzük meg, mit tartalmaz egy cégkivonat. A cégkivonatban azok az információk szerepelnek, melyeket a cégjegyzék tartalmazza a dokumentum kiállításának pillanatában. Ezek lehetnek a vállalkozás alapadatait is, de olyan plusz információk is, mint pl. a végrehajtás vagy az adótartozás fennállása.
Egy cégkivonattal tehát gyakorlatilag ezeket az információkat lehet bizonyítani egy vállalkozásról, ezért is ez az egyik legnépszerűbb céges dokumentum, bármilyen ügyintézésről is legyen szó. Ezért várják el azt is, hogy a felhasznált cégkivonat 30 napnál ne legyen régebbi, mivel minél frissebb egy cégkivonat, annál nagyobb az esélye, hogy tényleg az aktuális információkat tartalmazza.
Gondoljunk csak bele, hogy a cégkivonatban található információk megváltozása milyen súlyos következményekkel járhat. Az egyik legegyszerűbb példa, hogy a cégkivonat tartalmazza azoknak a nevét, akik jogosultak egy vállalkozás nevében eljárni, aláírni. Ha hónapokkal ezelőtt megszűnt ez a jogosultsága valakinek, de a korábbi állapotot tükröző cégkivonatot elfogadják, akkor olyan dolgokban tud eljárni ez a személy, amire elvileg már nincs is joga. Hasonló a helyzet a cégkivonatban található többi információval is, minél frissebb a dokumentum, annál biztosabbak a benne szereplő információk.