A cégvezetők, céges ügyintézők gyakran szembesülnek azzal, hogy szinte minden fontosabb céges ügyintézés során cégkivonatot kell mellékelni, bemutatni. Az sem mindegy, hogy milyen cégkivonatot mellékelsz, ugyanis az ingyenes változatot szinte sehol nem fogadják el, helyette az elvárás minimum a hiteles változat, de gyakran kötelező közhiteles cégkivonatot bemutatni. De miért is van szükség a cégkivonatokra?
A cégkivonat feladata gyakorlatilag az, hogy hivatalos forrásból lehet vele bizonyítani egy vállalkozásról rengeteg különböző információt. Ezek az információk többek között a cég alap adatai, elérhetőségei, telephelyei, vezetői, képviselői stb. Ezek mind olyan információk, melyek szinte minden céges ügyintézés esetén főszerepet kapnak, meg kell adni őket. Nem elég azonban ezeket az információkat megadni, bizonyítani is kell hitelességüket. Rengeteg visszaéléshez vezetne, ha egy cégről bárki bármilyen információt megadhat, és azt a bankok, partnerek, szolgáltatók „bemondásra” elfogadnák.
A visszaélések megelőzését a hiteles, közhiteles cégkivonatok biztosítják, ezeknek köszönhetően mindenki le tudja ellenőrizni, hogy az adatok, amiket megadnak a cégek, megfelelnek a valóságnak. Ez az oka annak is, hogy az ingyenes cégkivonatokat nem fogadják el, ugyanis általában hónapokkal ezelőtti információkat tartalmaznak. A hiteles, közhiteles cégkivonatok mindig az igénylés pillanatában hatályos információkat tartalmazzák. A hitelesség és a hatályosság miatt általában 30 napnál nem régebbi cégkivonatot fogadnak el mindenhol, de egyre többször fordul elő, hogy a maximális biztonság miatt akár maximum 10-15 napos dokumentumot lehet csak felhasználni.